Har du en to-do-liste som er lenger enn et vondt år? Her er to tidsstyringsmetoder som kan hjelpe deg å prioritere oppgavene.
(Publisert 30.09.2021)
Illustrasjonsfoto: Dreamstime.com.
Paretoprinsippet (80/20)
Teorien bak Paretoprinsippet er at 80 prosent av resultatet kommer fra 20 prosent av det du gjør (også kalt 80/20-regelen). Poenget er derfor å identifisere hva disse 20 prosentene er, og prioritere disse oppgavene over mindre resultatbringende oppgaver.
Vilfredo Pareto
Den italienske økonomen og filosofen Vilfredo Pareto (1848-1923) la merke til at ca. 80 prosent av landarealet i Italia var eid av en gruppe mennesker som utgjorde bare 20 prosent av befolkningen. Han gjorde deretter lignende undersøkelser i andre land, og fant til sin store overraskelse omtrent den samme fordelingen overalt.
I sitt arbeide med kvalitetsstyring, kom bedriftsutviklingskonsulenten Joseph Moses Juran i 1941 over funnene Pareto hadde gjort et halvt århundre tidligere. Han tok prinsippet i bruk på sitt eget fagområdet og fant at fordelingen 80/20 gikk igjen overalt også innen kvalitetsstyring. (F.eks. at 80 prosent av problemene stammet fra 20 prosent av tilfellene).
Juran hevdet etterhvert at bruken var universell og ikke begrenset bare til økonomiske områder. Han ga fenomenet navnet «Paretoprinsippet», og kom også opp med begrepene «vital few» og «useful many» for å beskrive skjevfordelingen som tilsynelande gikk igjen overalt. En liten del («vital few») står for den desidert største effekten.
Eksempler på 80/20 regelen:
- 20 prosent av vareutvalget i en forretning kjøpes av 80 prosent av kundene
- 20 prosent av kundene står for 80 prosent av fortjenesten
- 80 prosent av brukerfeilene kommer fra 20 prosent av brukerne i et dataprogram
- 80 prosent av feilene i et dataprogram kommer fra 20 prosent av koden
- 20 prosent av kundene til et forsikringsselskap står for 80 prosent av skadene
- 20 prosent av de ansatte står for 80 prosent av sykefraværet
- 20 prosent av klærne i klesskapet ditt, brukes 80 prosent av tiden
- 20 prosent av selgerne i et selskap står for 80 prosent av salget
- 80 prosent av tiden du bruker på smarttelefonen din, brukes på 20 prosent av appene du har installert
Prosentfordelingen er selvfølgelig aldri så eksakt som 80/20, og Juran understrekte at de siste 80 prosentene («useful many») ikke bør underprioriteres fullstendig selv om de i sum står for en liten del av resultatet.
Slik kan du bruke Paretoprinsippet til å prioritere tiden din bedre
Tenk deg at du har en to-do-liste med ti oppgaver. Paretoprinsippet sier at to-tre oppgaver på denne listen sannsynligvis vil ha større betydning, enn hele resten av listen tilsammen. Ved å identifisere hvilke oppgaver («vital few») dette er, kan du altså få utrettet mer (i resultater som teller) ved å jobbe mindre.
Typisk er det lett å havne i fella, å velge de enkleste lite resultatgivende oppgavene på listen for å føle at man «gjør noe» (f.eks. rydde i epost-innboksen), mens de egentlige viktige oppgavene som kan virkelig kan utgjøre en forskjell på sikt virker overveldende og skyves derfor fremover i tid.
For eksemplets skyld, kan vi forestille oss en student som skal lese til en viktig matematikkprøve om en uke. Pensum kan grovt inndeles i åtte temaer, hvorpå han behersker alle unntatt ét – geometri – svært godt.
I stedet for å gjøre det han tidligere har pleid å gjøre før en prøve, nemlig å se over og løse oppgaver i de «behagelige» temaene han allerede kjenner inn og ut og utsette det «ubehagelige» temaet geometri, spør han seg selv: Bruker jeg tiden på de 20 prosentene som utgjør størst sjanse for at jeg gjør det godt på prøven?
Sannsynligvis vil 80 prosent av tiden brukt på geometri og 20 prosent på de resterende syv temaene, gi en større sjanse for en god karakter enn motsatt.
Eisenhower-matrisen
Dwight David «Ike» Eisenhower var en fyr som fikk ting gjort. USAs president i to perioder (1953-1961), øverstkommanderende for de allierte styrkene på vestfronten mot slutten av Andre verdenskrig, og den ansvarlige for etableringen av NASA i 1958 – for å nevne noe. Han måtte gjennom hele sin karriære stadig ta viktige beslutninger, og sentralt i prioriteringstankegangen hans var å sortere oppgaver etter graden av viktighet og hast.
«Jeg har to typer problemer: De som haster og de som er viktige. De som haster er aldri viktige, og de viktige haster aldri.» – Dwight D. Eisenhower
(Del inn et ark i fire like store bokser, og skriv inn de ulike oppgavene på to-do-listen din på de plassene de hører hjemme i matrisen).
Eisenhower-matrisen er et verktøy, hvor du deler inn oppgavene dine inn i fire ulike kategorier:
1. Oppgaver som haster og er viktige. Disse gjør du først. (Kan f.eks. være å svare en kunde på epost eller å levere et førsteutkast).
2. Viktige men haster ikke. Bestem deg for når de skal gjøres. Dette er typisk oppgaver som er viktige for fremgangen for virksomheten din, men som ikke haster akkurat nå. (Kan f.eks. være å holde seg faglig oppdatert på en ny bransjestandard for en håndverker, eller å trene kroppen regelmessig og spise sunt. Sistnevnte er typisk for denne kategorien i matrisen. Du vil ikke merke effekten av å utsette dem til å begynne med, men før eller siden vil den negative effekten gjøre seg gjeldende.)
3. Ikke viktige men haster. Deleger disse oppgavene til andre i den grad det er mulig.
4. Ikke viktige og haster ikke. Disse oppgavene kan slettes.
