En innføring i noen grunnleggende begreper for deg som akkurat har begynt å lære om regnskap.
(Mange regnskapsord- og uttrykk kan virke forvirrende for en nybegynner. Å ta seg god tid til å gjennomgå det grunnleggende kan være et godt tips. Illustrasjonsfoto: Dreamstime.com.)
(Publisert 31.08.2017)
I denne artikkelen gjennomgås begrepene kostnad, utgift, utbetaling, periodisering og avskrivninger. Se også artikkelen Debet og kredit – enkelt forklart, for mer (forhåpentligvis) lettfattelig regnskapsstoff.
En kostnad, utgift eller utbetaling er ikke det samme
I dagligtale brukes ofte disse begrepene om en annen for å beskrive det samme, regnskapsfaglig derimot er definisjonen vidt forskjellig og kan forårsake mye forvirring når du akkurat har «dyppet tærne» for å lære deg å føre regnskap.
Forskjellen kan enklest forklares med et eksempel:
Ola ringer for å bestille takeaway-mat fra den lokale kinarestauranten. I det han forteller ekspeditøren hva han ønsker å bestille, har han pådratt seg en utgift (en betalingsforpliktelse for maten han nettopp har bestilt).
Ti minutter senere setter han seg i bilen, og kjører til restauranten. Han går til kassen, mottar maten og betaler med kort. (Foretar en utbetaling for maten han bestilte tidligere).
Vel hjemme igjen, setter han seg ved kjøkkenbordet og spiser opp all maten. Regnskapsmessig er det først ved dette tidspunktet, altså når varen forbrukes (i dette tilfellet spises), at en kostnad finner sted.
Periodisering av inntekter og kostnader
For å forstå hvorfor forskjellen mellom disse begrepene er så viktig, må vi introdusere enda et regnskapsfaglig ord: Periodiseringsprinsippet.
Kort forklart sier dette prinsippet at når du fører regnskapet for en periode (f.eks. et år), skal inntektene føres på det tidspunktet de er opptjent, og kostnader på det tidspunktet de er påløpt.
Det vil si at riktig tidspunkt for å føre inntekten fra et salg, vil være tidspunktet når du skriver kontrakten med kunden, og ikke når han betaler regningen to måneder senere. (Det betyr at salget og selve pengeoverføringen kan komme i to ulike perioder, hvis f.eks. salget skjer helt på tampen av året).
I eksempelet innledningsvis var det enkelt å finne riktig tidspunkt for når kostnaden for Olas Takeaway-mat påløp. Det var selvsagt når han spiste opp maten. Men hva om vi ser for oss et firma som kjøper en varebil? Hvordan blir det med kostaden da?
Se også: Regnskapsbegreper på engelsk.
Avskrivninger
En varebil som brukes daglig av et firma, varer kanskje i 10 år. For å periodisere kostaden på denne anskaffelsen, fordeler vi kostaden (forbruket/slitasjen) over den forventede levetiden. Slike kostader kalles avskrivinger.
Eksempel:
Olas varebilservice kjøper en varebil til 200 000,- kroner.
- Utgiften (betalingsforpliktelsen) fant sted når han ble enig med bilselgeren om å kjøpe varebilen.
- Utbetalingen fant sted når han overførte pengene til selgerens bankkonto.
- Kostnaden avskrives f.eks. med 20 000,- kroner i året i ti år *.
(* I dette tilfellet en såkalt «lineær» avskrivning, det vil si med et like stort beløp hvert år. Skattemessig brukes imidlertid «saldometoden», men det går utenfor målet med denne artikkelen).
