Har du, eller kommer du til å få statlige bedrifter som kunder i fremtiden? Inngår du avtaler med statlige bedrifter etter 1. juli 2012, kreves det at du fakturerer elektronisk etter EHF-standarden.
Det vil i klartekst si at dersom du driver et lite rørleggerfirma og får et oppdrag fra f.eks. Forsvarsbygg etter 1. juli, kan du ikke lenger sende papirfaktura i posten slik du pleier.
– Greit nok det sier du, men hva i huleste må jeg gjøre – og hva er EHF?
EHF (forkortelse for «Elektronisk handelsformat») – er et nytt standardformat for å utforme og utveksle fakturaer, purringer og kreditnotaer elektronisk mellom to parter. Formatet er utarbeidet av Direktoratet for Forvaltning og IKT (Difi),og er basert på det europeiske CEN BII-rammeverket og tilpasset bl.a. den norske bokføringsforskriften.
Hvordan sende en elektronisk faktura?
1. Først opprettes en datafil utabeidet etter EHF-standarden, med all nødvendig informasjon om f.eks. fakturanummer, mottaker, pris osv. (i alt 30 obligatoriske punkter)
2. Filen sendes så elektronisk fra leverandør til et såkalt aksesspunkt (liste over foreløpige aksesspunkter). De ulike aksesspunktene har informasjon om alle foretak som kan motta faktura på EHF-format, og sender filen videre til riktig mottager.
3. Den enkle løsningen for små foretak (f.eks. enkeltpersonforetak), som sender ut relativt få fakturaer i året til statlige bedrifter, er å bruke en web faktura leverandør som tar hånd om hele prosessen for deg. Foreløpig liste over leverandører finner du på anskaffelser.no.
Sparer miljø, tid og penger
Ifølge Direktoratet for Forvaltning og IKT behandler det offentlige om lag 11 millioner fakturaer hvert eneste år. En overgang til elektronisk fakturabehandling vil spare staten for enorme beløp i form av papir og transportutgifter. Sjansen for at fakturaer kommer bort i posten eller pga. mennesklig svikt, reduseres til en minimum. Sist men ikke minst vil miljøet bli spart for tonnevis med papiravfall og CO2-utslipp når fakturaene ikke lenger med transporteres med fly eller bil.
Vet noen om kommunene også krever efaktura fra juli eller om det bare gjelder staten?
Har ikke hørt om EHF-format. Kan pdf konverteres til EHF? Jeg bruker et regneark (OpenOffice)som faktura. Der kan jeg lagre som pdf, og enten skrive ut og sende i posten, eller sende som vedlegg til e-post. Hvordan gjør jeg dette fil en EHF-fil?
M.v.h.
Rolf
Det er ikke krav at kommuner skal kunne motta EHF formatet på slik det er for staten fra 1. Juli. Det er opp til hver enkelt kommune og de avtalene de tegner med sine kunder.
EHF formatet går ut på at faktura blir levert elektronisk på et XML format som er bygd opp etter en standard. Enten må faktura systemet du benytter kunne levere faktura direkte på EHF formatet, ellers må systemet kunne levere faktura på et elektronisk format til en leverandør som gjør det om til EHF formatet.
For å kunne levere EHF faktura må faktura gå via et aksesspunkt (postkontor), som sender det videre til mottaker.
http://www.fakturaweb.com/ er en gratis fakturaløsning som er klar til å sende EHF faktura via eget aksesspunkt. Det er gratis å sende EHF faktura frem til 1 september 2012, etter det koster det 10,- per. faktura.
Så det er helt umulig å lage efakturaer selv? Kan jeg bli mitt eget aksesspunkt?
Det er strenge regler for hvordan en EHF faktura på XML format skal bygges opp. Her er link som beskriver formatet, så du kan jo se selv: http://www.anskaffelser.no/e-handel/dokumenter/ehandel.no-formatet
Når det gjelder å bli aksesspunkt er det avtaler som må bli signert med Difi med krav til driftssikkerhet o.l. Får å bli godkjent aksesspunkt må man også gjennom egen testrunde.
Her er link til godkjente aksesspunkt hvor det ligger link til krav for å bli aksesspunkt øverst: http://www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/aksesspunkter
Hos Conta Faktura (www.conta-faktura.no) er det gratis å sende EHF-fakturaer.
@Simen: Fra 1.1.2015 må også alle kommunene være i stand til å ta imot elektroniske fakturaer. Noen kommuner er allerede i gang, men foreløpig er fakturaformatet mest brukt av statlige foretak.
Det problemet jeg har truffet på hittil er at web-baserte tjenester genererer sine egne fakturanr. Dette kommer da før eller siden i konflikt med serie i eget system – og så vidt jeg vet er det heller ikke lovlig.
Jeg synes da det er sært at en lite foretak som sender 1-2 faktura årlig til det offentlige mer eller mindre blir tvunget over på et nytt fakturasystem. Og hvem skal ta kostnadene ved dette? Selv ved «gratis» løsninger så koster det tid og frustrasjoner å få dette til og mest trolig må en leie inn hjelp til samme.
Det ville jo vært et eventyr om noen kunne bekrefte at det ikke er slik.